Politique
de confidentialité

Politique
de confidentialité

Politique sur la protection des
renseignements personnels

Octave Assurances Inc. est un cabinet de courtage en assurance de dommages qui accorde de l’importance à votre vie privée et qui se soucie de la façon dont vos renseignements personnels sont traités. Aux fins de la prestation de nos services, nous recueillons, utilisons, consultons et divulguons quotidiennement des renseignements de nature personnelle et/ou confidentielle. La confidentialité et le secret professionnel sont au cœur même de nos préoccupations afin de maintenir une relation de confiance avec nos clients et rendre les meilleurs services conseils de courtage possibles.

Par conséquent, nous prenons toutes les mesures nécessaires afin de protéger vos informations personnelles et par le fait-même de nous conformer aux nouvelles exigences édictées par la Loi 25.

La présente Politique de confidentialité relative à la protection des renseignements personnels (ci-après « Politique ») a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne, par téléphone ou autre), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique et vous autorisez Octave Assurances, et ses représentants à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

Cependant, veuillez prendre note que la présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et Octave Assurances et ses représentants ne sont nullement responsables à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

 

1. QUI SOMMES NOUS

Octave Assurances est un cabinet de courtage en assurance de dommages, regroupant des représentants de divers horizons qui offrent des services conseils en courtage au Québec. À moins que nous vous avisions du contraire, notre cabinet et ses représentants en assurance de dommages sont responsables de vos renseignements personnels.

 

2. QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL

De manière générale, un « renseignement personnel » désigne tous renseignement qui identifie ou permet d’identifier une personne physique. Par exemple, il pourrait s’agir de votre nom, votre adresse, votre date de naissance ou votre numéro d’assurance sociale.

 

3. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECEUILLONS-NOUS?

Lorsque vous visitez notre site ou que vous communiquez avec nous dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, nous recueillons un certain nombre de renseignements personnels vous concernant, tels que

  • des renseignements d’identité, comme un nom ou un prénom;
  • des coordonnées de contact, comme un nom, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
  • des renseignements biographiques comme un titre de poste, le nom d’un employeur, des photos et du contenu vidéo ou audio;
  • des renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de notre prestation de services, incluant des renseignements personnels sensibles, tels que votre origine raciale ou ethnique, votre état de santé ou votre orientation sexuelle ;
  • des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
  • des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel;
  • des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public;
  • tout autre renseignement personnel fourni. Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs, vos dirigeants, vos actionnaires ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements;

NOTE : Veuillez cependant prendre note que vous ne devez pas nous transmettre de renseignements confidentiels tant et aussi longtemps que nous n’avons pas confirmé par écrit que nous vous représentons ou représentons votre entreprise ou organisation ou que nous agissons pour votre compte ou pour le compte de votre entreprise ou organisation dans un dossier, lequel document écrit établira une relation courtier-client et par le fait-même, l’application du secret professionnel.

 

4. COMMENT RECEUILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS ET VOTRE CONSENTEMENT

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, au cours de la prestation de nos services de courtage que nous vous rendons.

Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques gouvernementales et agences fédérales et provinciales, tel que le registre des entreprises, le registre du bâtiment, l’AMF, le registre foncier, le ministre des Transports, MAPAQ et autres.

Il nous est également possible de recueillir vos renseignements personnels auprès de tiers, avec votre consentement, ou sans votre consentement lorsque la Loi nous le permet.

En communiquant avec nous, en nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, ou en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique.

En nous fournissant les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.

Sachez que vous pouvez en tout temps retirer votre consentement en nous contactant conformément à la section « Nous joindre » du présent site web.

 

5. COMMENT ET À QUELS FINS UTILISONS NOUS VOS RENSEIGNEMENTS

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous fournir notre prestation de services et afin de répondre à nos obligations de cabinet de courtage en assurance de dommages.
Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, de la manière prévue dans la Loi.

  • Afin de fournir nos services conseils de courtage et d’autres services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous ;
  • Afin de veiller au respect de nos obligations légales et réglementaires ;
  • Afin de veiller à la bonne conduite de nos affaires et nous conformer à nos obligations déontologiques et professionnels, incluant la facturation et la gestion de nos dossiers ;
  • À toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.
  • À des fins de recrutement de personnels;

 

6. AVEC QUI PARTAGEONS NOUS VOS RENSEIGNEMENTS

Nous pouvons fournir vos renseignements personnels à nos prestataires de services, employés, sous-traitants ainsi qu’à nos partenaires.

À titre d’exemple, nous pourrions fournir vos renseignements à des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de sites Web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Cependant, soyez assurés que nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions et nous exigeons d’eux qu’ils s’engagent expressément à préserver la confidentialité de ces renseignements.

De plus, nous pourrions être tenus de divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements en vertu de certaines lois ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables. Par exemple, dans le cas où nous recevions une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou afin de collaborer avec des autorités gouvernementales.

Malgré ce qui précède, nous nous engageons à préserver le secret professionnels et le privilège client-courtier à moins que vous n’y ayez expressément renoncé ou que nous y soyons contraints légalement en vertu de la législation applicable.

 

7. PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS NOUS LES RENSEIGNEMENTS

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations de cabinet de courtage en assurance de dommages, déontologiques et réglementaires.

 

8. OÙ CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vos renseignements personnels sont actuellement hébergés au Canada, mais pourraient être hébergés sur des serveurs sécurisés pouvant être situés aux États-Unis si la nature de la prestation de service le justifie. Toutefois, soyez assurés que nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régis par la présente Politique de confidentialité et, s’il y a lieu, des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité sont mis en place afin de préserver la confidentialité desdits renseignements.

 

9. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Bien que nous ne puissions garantir avec certitude une protection absolue de tous vos renseignements personnels, nous prenons toutes les mesures nécessaires afin que les renseignements personnels que nous recueillons sont protégés et conservés selon les normes généralement acceptées dans l’industrie et ce, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre un vol, une perte, une destruction ou une communication accidentelle ou non conforme aux lois, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.

De plus, lorsque nous communiquons les renseignements nécessaires à la prestation de services à un sous-traitant, un tiers collaborateur, un employé ou une autre personne autorisée, nous nous assurons que ceux-ci soient soumis à un devoir de confidentialité.

Sachez que vous pouvez en tout temps nous contacter afin d’obtenir davantage d’informations sur la manière dont sont protégés vos renseignements ou pour nous divulguer un incident relié à la protection de vos renseignements personnels et ce, conformément à la section « Nous joindre » du présent site web.

 

10. QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous disposez d’un certain nombre de droits à l’égard de vos renseignements personnels. Notamment, mais non limitativement, les suivants :

  • Le droit à l’exactitude des renseignements:  afin qu’ils soient complets, à jour et exactes au moment où ils sont utilisés.
  • Le droit à l’accès aux renseignements : le droit d’être informés sur les renseignements traités et/ou utilisés et le droit de demander d’avoir accès aux renseignements personnels détenus, sous réserve du droit applicable.
  • Le droit de faire rectifier des renseignements : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, trompeur ou inexact que nous détenons.
  • Le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis : En tout temps, il vous est loisible de retirer votre consentement à la communication, la transmission ou l’utilisation des renseignements recueillis.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous conformément à la section « Nous joindre » du présent site web.

 

11. COMMENT UTILISONS LES TÉMOINS ET LES TECHNOLOGIES SIMILAIRES (COOKIES)

Lors de votre navigation sur notre site web, nous recueillons des témoins dans certaines circonstances. La plupart de nos témoins ne collecteront pas de renseignements qui vous identifient, mais recueilleront plutôt des renseignements généraux comme la façon dont les utilisateurs accèdent au Site et comment ils l’utilisent.

Pour toutes questions relativement à l’utilisation des témoins, veuillez communiquer avec nous conformément à la section « Nous joindre » du présent site web.

 

12. COMMENT COMMUNIQUEZ AVEC NOUS

Pour plus d’informations, afin de formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique ou à l’égard de renseignements personnels, afin d’exercer vos droits, communiquez avec notre responsable à la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse courriel suivant : corinne.naud@octaveassurances.com ou par la poste aux coordonnées suivantes:

Octave Assurances

À l’attention du responsable à la protection des renseignements personnels
2000, rue de l’Éclipse, bureau 420
Brossard (Québec) Canada J4Z 0S2

 

13. COMMENT METTONS NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE

Notre Politique est régulièrement mise à jour afin de se conformer aux divers changements législatifs. Par conséquent, nous pouvons modifier le contenu de notre site et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, le fait de continuer à utiliser notre site internet constitue une acceptation de votre part de la Politique et de toute mise à jour.

La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois le 20 septembre 2023